Hur man får ett försprång på skattesäsongen

Ordnad journalföring är kanske inte det mest intressanta projektet för en vuxen med uppmärksamhetsunderskott hyperaktivitetsstörning (ADHD) att genomföra, men jag har lärt mig genom hård erfarenhet att det måste vara det Gjort. Med skattetid på oss är det ännu viktigare än någonsin att få ett försprång på personlig arkivering.

Här är min metod för att hantera finansiella filer.

Jag använder tolv mappar, en för varje månad. December-mappen är röd. Efter att januari-räkningarna har betalats drar jag innehållet i de andra 11 mapparna och ordnar dem tillsammans enligt skatteplanen som de krävs för att sedan lägga dem i dem i december mapp. När jag är redo att starta självdeklarationen är allt rätt där det måste vara - på ett ställe och lättåtkomligt.

Jag förvarar en kopia av föregående års skattedeklaration med mappen december så att jag kan hänvisa till den när jag förbereder nästa års skattedeklaration. Kopian och "bevis" -dokumenten förvaras i ett arkivskåp med två lådor som är basen under en advokats bokhylla.

[Den ADHD-vänliga guiden för arkivering av skatter]

Kritiska dokument

För de andra dokumenten jag behöver förvara skapar jag mappar markerade efter kategori. Vi placerar känsliga dokument (gärningar, födelse- och äktenskapscertifikat, aktiecertifikat, obligationer osv.) I ett kassaskåp så snart de mottagits. Det är svårt att tro på krångeln när ett band går förlorat. Även om originalen finns i kassaskåpet, förvarar jag kopior av bindningar i ett anteckningsbokspapper (i arkskydd med en toppöppning). Originalförsäkringar finns också i kassaskåpet, men kopior av deklarationssidorna finns i anteckningsboken.

Eftersom jag har tre medicinska försäkringsbolag, har jag en Pendaflex-mapp med "Medical" på fliken som innehåller tre filmappar, en för varje transportör. När anspråk har behandlats och betalningsbalansen (om någon) har betalats, kopierar jag den slutliga räkningen och bifogar den till förmånsformuläret. Den ursprungliga medicinska räkningen placeras i mappen för den månad då den betalades.

Garantier för apparater och utrustning förvaras i en annan anteckningsbok. När en apparat tas bort från hushållet, medföljer dess garantidokument. Om objektet lämnas bort vill den nya ägaren ha information om reservdelar, eller hur?

Projektmappar märks och placeras i hängande mappar i arkivet. Dessa lagras i de månatliga mapparna för enkel åtkomst. Just nu inkluderar dessa min kyrka, det lokala seniorcentret, brandkårshjälp, kvinnoklubb och mina personliga projekt. Vi har husdjur, så vi håller deras inokulation och andra poster i en mapp som heter "Husdjur."

[Hur man hanterar dina pengar med ADHD]

Projekt för vilka jag kommer att behöva ytterligare information, till exempel att protestera mot en räkning, förvaras i mappen ”Väntande” på framsidan av filrutan. Jag lägger en anteckning om uppföljning av den i min dagtid.

En mapp “What My Family Should Know” förvaras framför filrutan. Den innehåller en fullständig lista över placeringar av testamenter, försäkringspolicyer och sådant som kan behövas om något hände med min man eller jag.

Färgkodning

Jag strävade efter ett system som skulle fungera enkelt, kräva lite underhåll och kunde användas av min man om jag inte var här för att hantera det. Min "File Box" är en av de mjölklådor gjorda av plast som finns på Wal-Mart eller Kmart. Min är inställd för hängande mappar.

Jag gör fakturainbetalning, skatteförberedelser och kontohantering för klienter, så varje klient har en filuppsättning som min, men två eller tre klienters register finns i varje mjölklåda. Mina hängande mappar och filmappinsatser är gula. Varje klients hängande mappar har matchande färger. Allt felaktigt upptäcks omedelbart och mappen kan flyttas till sin plats. Just nu, inklusive mina personliga mappar och min klients register, använder jag fyra mjölklådor. Min make byggde ett rullande lock som rullar över toppen, så jag har en extra arbetsyta på kontoret. Jag rullar det ur vägen när jag behöver få tillgång till lådorna, som sitter på golvet.

[Gratis nedladdning: 19 sätt att möta tidsfrister]

Vilken typ av belöning kan du ge dig själv för att få den arkiveringen klar? (Jag behandlade mig med ett nytt program.) Ja, du bestäver dig själv för att göra något som måste göras ändå, men de av oss med ADHD kan ofta fokusera bättre när det finns en "morot i slutet av pinnen." Jag föreslår att du lägger den här artikeln på din "Must Be Done" lista.

Uppdaterad 6 mars 2018