Var chef: 9 sanitetsbesparande strategier för ADHD-chefer

Ami är en affärsutvecklingschef för en finansiell institution. Hon hanterar 30 personer på filialer i tre städer. Hennes dagliga schema består av massor av möten med klienter, och att ta individuella och konferenssamtal med de personal som rapporterar till henne. Hennes e-postinkorg är alltid full, mest eftersom det tar för lång tid att skriva svar. Hon kämpar med att slutföra rapporter i tid. Ami stressar över prestationsrecensioner eftersom hon hatar att ge negativ feedback till de anställda.

Jim är projektledare i ett stort byggföretag. Han samordnar flera projekt och hanterar dussintals människor. Hälften av hans arbetsdag består av planering av möten, den andra hälften finner honom bombarderad med telefonsamtal och e-postmeddelanden som kräver hans uppmärksamhet. Hans kontor är en röra, vilket gör det mer utmanande att hålla reda på alla pappersarbete, journaler och uppgifter som ska göras. Trots att han arbetat långa timmar och tagit hem hem på helgerna kan han inte komma ihåg.

Jim och Ami är framgångsrika chefer som är bra på sina jobb. De har

ADHD. De är knappast ensamma. Det finns tusentals vuxna med ADHD i verkställande och ledande befattningar inom varje yrke. Utmaningen för Ami och Jim, och många andra i deras position, är att lära sig att hantera sin ADHD väl, så att deras jobb blir mindre stressande och utmattande. Nedan är några strategier som de tyckte vara användbara.

1. Skriv din egen jobbbeskrivning

De flesta anställda har ett klart definierat jobb med specifika mål och strukturerade rutiner. Detta är vanligtvis inte fallet med verkställande positioner, där förväntningar och ansvar är löst definierade och öppna. Om någon inte har gett dig en tydlig, strukturerad arbetsbeskrivning, skriv en själv.

Vilka är de viktigaste ansvarsområdena för ditt jobb? Hur mycket tid behöver du ägna åt var och en av dem? När fördelar du tid för dessa prioriterade uppgifter i ditt schema, och hur balanserar du ditt schema för att säkerställa att prioriterade uppgifter blir klar? Vilka specifika resultatmål strävar du efter att uppnå, och hur övervakar du och bedömer dina framsteg konsekvent?

En ostrukturerad verkställande kommer sannolikt att vara överallt, distraherad av små saker och slösa tid. En ytterligare fara är att en verkställande jobb utan realistiska förväntningar och sunda gränser lätt kan ta över sitt liv. Som Jim upptäckte är ett recept på utbrändhet.

2. Gör att planera din högsta prioritet

Ta dig tid att planera, långsiktigt och på kort sikt och tänk igenom projektets, vad och whens. Problemet för många chefer med ADHD är att de fastnar i att släcka bränder och inte tar tid att se framåt och planera effektivt. Det långsiktiga resultatet är ofta katastrof.

Jim fick veta att ju effektivare han blev med planeringen, desto färre bränder måste han släcka. "Min viktigaste uppgift som verkställande direktör är inte att släcka bränder utan snarare att förhindra bränder från att blossa upp." Grundläggande på kort sikt uppgifter, såsom möten, är planerade i hans planerare, med meddelanden och påminnelser som skickas ut till deltagarna av hans kontor assistent. Längre och mer komplexa projekt planeras i detalj med hjälp av ett programhanteringsprogram, till exempel Microsoft Project.

3. Minimera distraktioner

Ju mer distraherbar en person är, och ju mer detaljer hon behöver ta itu med, desto större är behovet av en organiserad arbetsmiljö. Gör det till ett pågående uppdrag att eliminera och minska distraktioner på skrivbordet och på ditt kontor.

För Ami var det största problemet översvämningen av e-postmeddelanden. Varje gång hon slutade för att läsa en förklarade hon, ”Jag hade en hemsk tid att komma tillbaka på rätt spår.” Lösningen var att ge själv dedikerade e-posttider för att läsa och svara på e-postmeddelanden och för att ignorera dem när hon behövde fokusera på andra schemalagda uppgifter.

Problemet för Jim var att hans skrivbord mötte en glasvägg, som såg ut i det större kontorsanläggningen. Lösningen var att vända sitt skrivbord så att det mötte en ogenomskinlig vägg.

Effektiva verkställande delegater; en ineffektiv inte. För att delegera väl krävs att du är klar över vilka uppgifter som ska delegeras och vilka inte. Delegera uppgifter som någon kan göra lika bra som dig för att frigöra tid och energi för uppgifter som kräver din egen expertis. Var känslig när du inte delegerar uppgifter som en anställd inte kan hantera och välkomna ärlig feedback om dessa situationer uppstår.

För att delegera väl kräver att du går över din stolthet. Jim ville inte delegera eftersom "jag ville inte se ut som om jag skrikade." Det här handlade om att arbeta hårdare men dumare. Jim kasserade denna vana.

4. Lär dig när du ska säga "nej"

Det finns två huvudsakliga orsaker till att många chefer överväldigas av deras jobb. De kan vara ineffektiva, i vilket fall lösningen är att förbättra produktiviteten genom att hantera strategier som de som nämns här. En andra anledning till att bli överväldigad är att ta på sig för mycket arbete. Den enda lösningen på att vara alltför engagerad är att minska din arbetsbelastning. Om det inte är ett alternativ att minska en obestämbar arbetsbelastning - till exempel om högre ledning inte håller med - kan den långsiktiga lösningen vara att hitta ett annat jobb.

En effektiv verkställande direktör bör alltid vara medveten om vad som är genomförbart eller inte genomförbart och göra åtaganden eller avslå förfrågningar i enlighet därmed. Ett återkommande problem för Ami var att hennes chef skulle be henne att hantera problem utan att ta hänsyn till de aktuella projekten på hennes skrivbord. Hon behövde, och så småningom, bli självgod och berätta för sin chef, "Jag kan ta hand om det här, eller jag kan ta hand om det, men jag kan inte göra båda."

Ett annat problem var för många förfrågningar från personer som rapporterar till henne om omplanering av telefonmöten eller andra planerade evenemang. Detta kastade hennes eget schema i kaos, och hon var tvungen att säga nej till sådana förfrågningar.

5. Var bra, inte perfekt

När du har granskat, prioriterat och planerat din dag ska du göra ditt bästa för att utföra uppgifterna inom de tidsgränser du tilldelade dem. Ami hade en tendens att gå vilse i små detaljer och klagade, "Jag försöker alltid organisera information" för att göra rapporter eller e-post perfekt. Henne perfektionismtillsammans med hennes distraherbarhet, saktade produktiviteten ner till melasshastighet. Det var bara genom att tvinga sig själv att sluta enligt schemat genom att ställa in ett larm för att varna henne att hon hade 10 minuter kvar och sedan avsluta uppgiften när tiden var inne - att hon kunde stanna ovanpå sin tunga arbetsbelastning.

6. Håll möten korta och fokuserade

Oavsett om du driver ett internt eller ett externt möte, förbered alltid en kortfattad agenda och håll dig fast vid den. Det hjälper inte bara att organisera informationen, det sparar alla tid. Håll mötet tätt fokuserat och ämnet och styra konversationen tillbaka till dagordningen när andra (eller du!) Kommer ut ur banan.

7. Var inte försonad över prestationsrecensioner

Många individer med ADHD är människor nöjda och känsliga för andras obehag eller smärta. Amis obehag med prestationsrecensioner kom från hennes oro över det att få konstruktiv kritik gör vissa människor obekväma. Hon slutade att skjuta upp när hon tänkte om en prestationsgranskning som en undervisningsmöjlighet, inte en konfrontation. Utvärderingen blev en möjlighet att berätta för sina anställda hur de skulle vara mer effektiva i sina jobb.

8. Fuel dig själv

När du frestas att arbeta genom lunch, gör det inte. Att upprätthålla en sund blodsockernivå är avgörande för uppmärksamhet och koncentration. Förutom näring hjälper den korta tiden som en lunchpaus förhindrar mental trötthet på eftermiddagen.

9. Schemalägga rutinuppgifter

Mundane uppgifter undviks eller glöms ofta om de inte blir vanor. Rutinera pågående ansvar genom att implementera ett förfarande som du följer på ett fast schema. Vrid ut kostnadsslam vid middagstid varje fredag. Be din kontorsassistent att påminna dig om du glömmer eller skjuta upp. Denna förändring hjälpte Jim och Ami att hålla på topp med saker.

Uppdaterad 16 december 2019