38 appar och tillägg som förvandlade min produktivitet

Appar kan enkelt överväldiga och överdimulera hjärnan hos någon med uppmärksamhetsbrist (ADHD eller ADD). Under åren har jag personligen laddat ner nästan 1 000 appar - och lärt mig mycket om sant produktivitet längs vägen. Här är apparna som har hittat en permanent plats i min verktygslåda - liksom varför, när du letar efter den "perfekta appen" har du antagligen för hårt mot dig själv.

Vilka är gränserna för appar?

Appar är inte silverkulor. Det finns ingen app som löser våra utmaningar. Men det finns platser Om detta, så det och Zapier som kan lägga till ett foto i en Dropbox-mapp när någon taggar mig på Facebook. Appar gör några magiska saker, men varje app, verktyg och kalender kräver att vi engagerar oss i det. Att göra-lista-appar gör det enkelt att fånga dina idéer och dela din lista med din familj eller ditt team. Du kan ordna om föremålen, lägga dem i kolumner, färgkoda dem, lägga till bilder och få dem e-postade eller textade till dig. Men ingen att göra-lista-appen kommer att göra uppgiften för dig.

Om du vill öka din produktivitet bör du i början av varje dag spendera minst fem minuter på att planera din dag. Granska och uppdatera din plan fem gånger under dagen. Det spelar ingen roll vilket verktyg du använder. Du kan använda papper, en bulletjournal, en torr raderingskort eller en app. Att planera och granska dina avsikter kommer alltid att spara tid senare.

Även när vi behöver göra något som inte är brådskande, måste vi fånga uppgiften nu. Om du vill bli bättre kan du fortsätta granska din lista under hela dagen. Vi måste acceptera det faktum att vi kämpar med CRS - Kan inte komma ihåg saker. När vi accepterar det faktum kan vi skapa en handlingsplan för att granska våra planer.

Jag tittar på min kalender och min uppgiftslista bokstavligen 30 gånger om dagen. Min kalender förblir öppen på en av mina datorskärmar. Vill du ha en extra skärm för din kalender? Har du en tablett? Skaffa appen Duett. Det låter dig förvandla din surfplatta eller smartphone till en andra eller tredje skärm. Jag har fyra skärmar.

[Du slösar bort tiden. Dessa appar kan hjälpa.]

Har du en oanvänd TV? Du kanske kan göra det till en bildskärm också. Du behöver en speciell kabel. Google din TV-modell och din datormodell med termen "andra bildskärmen." (Om du har barn, fråga dem.)

Vilka appar är bäst för att hantera en uppgiftslista?

När det gäller uppgiftslista-appar finns det många alternativ. De goda nyheterna, och kanske de dåliga nyheterna, är att du kan använda så många du vill. Byt varje vecka eller varje dag för dina dagliga uppgifter, om du vill. Om du vill blanda var din to-do-lista för dagen eller veckan bor, gå till den. Jag gör.

Eftersom jag arbetar med ett team, som kräver delning och delegering av uppgifter, använder jag asana. Jag har använt det i över ett år. Jag älskar inte det, men det fungerar bra nog. Med Asana kan du ställa in dina projekt på ett av två sätt - som en lista med rubriker eller som styrelser, ibland kallad KanBan-styrelser. Jag gillar brädor eftersom de är mer visuella. Jag gillar också det faktum att jag kan lägga till ett foto på styrelsen och få en uppgift att finnas i mer än ett projekt åt gången. Om jag slutför det på ett ställe återspeglas det på andra platser.

Jag har flera olika projekttavlor i Asana och gör större delen av min dagliga / veckovis / månadsvis / kvartalsvisa och årliga planering också i styrelserna. Mina projekt har året i varje rubrik, och varje kolumn har följande rubrik: "Idag", "Denna vecka" "Nästa vecka", "Denna månad", "Nästa månad" och "Detta kvartal." Tänk på artiklarna i varje kolumn som flexibla. Jag flyttar saker fram och tillbaka hela tiden. Med denna inställning kan jag se träden och skogen samtidigt. Och som med min kalender granskar och uppdaterar jag Asana många gånger om dagen.

[Som en personlig tränare för din hjärna]

Ett annat verktyg, liknande Asana, är Trello, vilket gör att korten kan gränssnitt. Dessa gränssnitt är som digitala anteckningar som du kan flytta mellan kolumner. Du kan inte gå fel med någon av dessa. Kom dock ihåg att du måste göra uppgiften.

Vilka kalenderappar fungerar för ADHD-hjärnor?

Det spelar ingen roll om din kalender är online eller på papper. Det som är viktigt är att du använder det, du tar det med dig och tittar på det varje dag. Håll den borta och håll den öppen. Din kalender är din vän.

Jag är en strömanvändare online kalender. Jag använder iCal, som pratar med Google Kalender, med min fru iCal och till min schemaläggning online, ScheduleOnce. På min iMac använder jag iCal, men jag använder Google Kalendrar som importeras till iCal. På min iPhone och surfplattor använder jag Kalendrar 5.

Precis som jag inte skulle rekommendera att göra lördagen New York Times korsord i penna, jag skulle skriva på min papperskalender med blyerts. Vår kalender och våra to-do-listor ger oss flexibilitet. Ingen får allt på sin uppgiftslista gjort. Om du listar något men inte blir klart kan du hitta en annan tid på din kalender för att göra det.

Hur installation av system kan förbättra din produktivitet

En stor lektion jag har lärt mig som en produktivitetsnörd har kommit från böcker Uppskjuta med syfte, E-Myth, och THE ONE Thing. Jag lärde mig värdet och kraften i systematisering. Om det tar mig fem minuter att svara på ett e-postmeddelande och jag svarar på 10 e-postmeddelanden per dag, varje dag, är det bättre för mig att spendera två timmar direkt på ett e-postsvar om jag kan systematisera det. Mitt favoritverktyg för sådana saker är TextExpander. Det gör att du kan skapa din egen genvägskod, och när du skriver den koden kommer den att expandera till en större textsträng. Du kan skapa mallar med fyllningsfält, rullgardinsmenyer och liknande. Det finns lite av en inlärningskurva, men enligt min användarstatistik har jag sparat 40 timmars arbete.

Bästa apper för e-post

Din e-postinkorg är en lista över andra människors prioriteringar. Att säga att jag inte gillar e-post är ett underdrift. Vi får för mycket av det. Så mycket som jag ogillar telefonen, från en tidseffektiv synvinkel, skulle många av de e-postmeddelanden som vi skickar eller svara på vara snabbare att hantera i telefonen.

Ställ in en tid för att kontrollera, bearbeta och svara på din e-post. Gör inte det här första på morgonen. Stäng av dina e-postmeddelanden för din hjärns skull. Om din chef kräver att du fortsätter med dem, kan det vara värt att prata om det.

Du vill inte missa några viktiga e-postmeddelanden, så ställ in e-postfilter. E-postfilter hjälper dig att identifiera prioriterade e-postmeddelanden, samt nyhetsbrev, skräppost och mindre viktiga e-postmeddelanden. Jag kommer inte att förklara hur man gör det här, men det finns en liten webbplats som heter Youtube som kan visa dig hur. Sök efter e-postfilter och din e-postleverantör (Gmail / Yahoo / Outlook) så hittar du videor om hur du gör detta. En kille som heter Steve Dotto har massor av bra tekniska videor.

Ett annat verktyg för att hantera e-post kallas unroll.me. Appen kommer att rulla alla dina nyhetsbrev med e-postmeddelanden till en daglig eller veckosömning. Det låter dig också avsluta prenumerationen på e-postmeddelanden du inte längre vill ha.

Det sista verktyget för e-post är för Gmail. Det heter Inkorg. Du kan snooze ett e-postmeddelande och låta det visas längst upp i din inkorg efter tid eller efter plats. Om jag ser att jag fick ett viktigt e-postmeddelande som jag måste svara på när jag kommer till mitt kontor kommer jag att snooze det baserat på plats. Andra appar gör det också, så om du inte är en Gmail-användare kan du logga in på din app store och se om din e-postleverantör har den här funktionen. Det är en verklig hjälp att skicka e-post till jonglörer.

Vilka appar delar, lagrar och sparar e-post?

Dropbox gör det enkelt att lagra, dela och spara filer, och de rullade ut en ny funktion som heter Smart Sync. Alla dina filer verkar som om de finns på din dator, men de lever faktiskt i molnet. Detta är användbart när du har mer än två terabyte filer och arbetar på flera datorer.

Jag känner människor som använder fem olika gratis molnprogram eftersom de inte vill betala för fillagring. Om du kan göra det, mer makt till dig. Men jag har ännu inte träffat någon med ADHD som kan hålla reda på vad som går dit.

Kan appar förbättra mitt skrivande?

Min son är sex år gammal. Han är mycket begåvad och är en fantastisk stavare. Han får inte det från mig. Grammarly är ett webbplugin som hjälper till med stavning och grammatik när du skriver online. Om du ofta förvirrar "då" med "än", kommer Grammarly att berätta. Om du behöver komma eller använder ett onödigt kommer Grammarly att se det också.

Appar som hjälper dig att hålla på uppgiften

Jag tänkte inte skriva om hörlurar, men när jag tänkte på vilken teknik jag är beroende av, bestämde jag mig för att inkludera den. Innan jag köpte min Bose QuietComfort 35 ljuddämpande hörlurar, Jag hade handlat efter hörlurar i ett helt år. Jag såg dessa hörlurar med en prislapp på $ 400 som en lyx, även om jag bär dem större delen av dagen. Jag använder dem för podcasting och mina coachinggrupper online. Jag visste inte hur mycket dessa hörlurar skulle eliminera hörande distraktioner. Du känner till ordspråket, "En gång lyx, nu en nödvändighet"? Mina Bose-hörlurar har blivit det. Om de var förlorade eller trasiga skulle jag inte tänka två gånger på att byta ut dem.

Vilka appar kan uppdatera ADHD-hjärnan?

Att komma i säng vid min avsedda tid har varit en livslång kamp. Problemet med att gå i säng för sent kommer när det larmet slocknar. Om vi ​​befinner oss i en djup sömnfas när larmet slocknar kommer vi att vara tröga de första timmarna på dagen. Vi går igenom dagen i en hjärndimma, och när vi vill linda ner för kvällen vaknar hjärnan upp och cykeln fortsätter.

Jag kallar det ”ADHD-produktivitet sömnscykel”: Vi stannar uppe sent för att avsluta arbetet, så vi är trötta och har problem med att fokusera nästa dag, så vi håller oss uppe sent för att avsluta arbetet.

De Sovcykel app ger oss ett sätt att avbryta detta mönster. Appen bestämmer kvaliteten på vår sömn med hjälp av accelerometer i din smartphone. Den intelligenta larmfunktionen kommer att väcka dig baserat på din sömnfas. Om du måste vakna klockan 7 vaknar sömncykeln dig inom ett 20-30 minuters fönster baserat på din lättaste sömnfas. Jag har använt den här appen i tre år och jag älskar den.

Hur kan jag vara på plats till möten?

Nästa möte för Mac OS är en liten widget som bor längst upp till höger på skärmen nära klockan och WiFi-fältet. Det låter dig veta hur lång tid du har tills ditt nästa möte. Det synkroniseras med Google Kalender och iCal. Om ditt möte börjar om två minuter kommer det att säga att ditt möte är nu, vilket är till stor hjälp. Du kan stänga av dina aviseringar på din dator och inte missa ditt nästa möte.

Jag älskar teknik, att vara produktiv och lära mig nya saker. Som en driven, nyfiken, tillväxtinriktad person, som har ADHD och har lärt sig att se misslyckande som feedback, kan jag säga detta: Vägen till ett stort liv är inte lätt. Det finns ingen app som kan koppla om våra ADHD-hjärnor. Men om vi förblir nyfikna, har medkänsla med oss ​​själva och fokuserar på tillväxt kan vi leva fantastiska liv. Det kan vara svårt, men det är OK. Vi kan göra svåra saker.

---

Tillägg som förbättrar Google Chrome

Om du använder Google Chrome finns det en app store som har många användbara widgetar, appar och tillägg för det. Här är vad lyssnarna på min podcast (ADHD rewired) säger att de använder:

Lösenordshanterare

• 1Password
• Lastpass

Skriva / Grammatik / Kommunikation

• Bumerang och Boomerang kalender. Två Gmail-plug-ins som spårar e-postmeddelanden och planerar möten i din e-post.
• Grammarly (se ovan).
• Snäpp & läs Universal. Textläsare som förenklar ordförråd, översätter text, läser otillgänglig text.

Minska distraktioner / öka fokus

• Momentum. En hemskärm som frågar "Vad är ditt huvudmål för dagen?" Om du svarar kommer det att påminna dig om det målet varje gång du öppnar en ny flik.
• Facebook-nyhetsflödesblockerare
• AdBlock
• uBlock Ursprung. När din Internet är långsam, kommer detta att frigöra bandbredden som annonserna tar upp.

Hantera för många öppna flikar

Det finns många fantastiska Chrome-tillägg för den här vanliga ADHD-frågan:

• OneTab. Bli av med extra flikar.
• Session Buddy. 100 webbläsarflikar? De är historia!
• Den stora hängslen. Lossar webbläsarflikarna så att de inte kan tugga upp massor av minne. Ett enkelt musklick laddar om sidan igen.
• Toby. En flikhanteringstillägg.

Distraktionsfri läsning

• CleanPrint. Det gör att du kan skriva ut en textversion av en artikel online. Inga bilder. Inga annonser.

Att hålla reda på ditt arbete

• UNDERSTÖD. Inaktiverar backspace-knappen från att aktivera webbläsaren för att gå till en föregående sida. Om du har tappat arbetet med att fylla i ett onlineformulär eftersom backspace fick dig att gå tillbaka, är detta ett bra tillägg.
• Pomodoro Timer
• Pomodoro-assistent

Organisera artiklar och webbplatser för senare

• Ficka. Sparar webbsidor.
• Evernote. Gör det enkelt att fånga och spara artiklar från webbsidor.

Hur du gör dina uppgifter tydligare och mer hanterbara

Titta på din uppgiftslista. Hitta de uppgifter som du skrev ned som substantiv och lägg till verb till dem. Om du till exempel skrev "läkare" på din lista, vad är den faktiska uppgiften som är underförstått? Behöver du ringa din läkare? Behöver du hitta en läkare? Min uppgift skulle säga, "Ring Dr. Goldberg, på 555-555-5555, för att schemalägga en årlig fysisk och fråga om jag behöver laborationer. Efter att min tid har planerats, schemalägga laboratorier. ”Jag är den specifika. Försök. Du kanske tycker att appen inte har varit problemet. Det är så när du ser "läkare" på din lista, du inte vet vad ditt första steg ska vara.

[De organiserade verktygen du inte borde leva utan]

Uppdaterad 18 oktober 2019