Kommunikation på arbetsplatsen: Ett ADHD-fuskblad

Sprid ordet: Effektiva kommunikationsförmåga är avgörande i alla karriärer. Oavsett bransch eller jobbfunktion kommer att veta hur du förmedlar ditt budskap hjälpa dig att få det resultat du vill ha.

Från att skriva e-postmeddelanden till att hålla möten, skärpa in på effektiv kommunikation på arbetsplatsen med dessa tips.

Hur man kommunicerar effektivt på jobbet

1. Vad är ditt budskap?

• Innan du diskuterar eller träffas, tänk efter. Vem är din publik? Vad vill du att din publik ska ta med sig? Vill du uppdatera din publik om ett projekts status? Behöver du meddela dem om en förändring eller ett problem?
• Identifiera en uppmaning. Du vill att din publik ska göra något med informationen du har tillhandahållit. Varför kommunicerar du annars? Exempel på uppmaningsord och fraser inkluderar följande: recension; ge input; godkänna; ta ett beslut; planen; och skapa.
• Vad behöver din publik veta för att agera på din uppmaning? Om du gör dig skyldig till verbal diarré, planera, förfina och repetera ditt budskap. Undvik att upprepa information som din publik redan känner till.
instagram viewer
• Vad är det bästa sättet att kommunicera ditt budskap? Ett möte? En email? Ett snabbt telefonsamtal?

2. Leverera meddelandet

Tips för att skriva e-post

Tydlighet och korthet är nyckeln till effektiva e-postmeddelanden. I denna tid med mycket information kommer folk inte att jaga ditt meddelande.

• Skriv en tydlig ämnesrad som innehåller följande:
  • ämnet
  • [CALL to ACTION], om någon
  • deadline, om någon
  • Här är ett exempel på ämnesraden: [BESLUT REQ’D] Projekt ABC Leverantörsbeslut senast nov. 16, 14:00 ET
• Lägg ut informationen kortfattat i e-postmeddelandet.
  • Börja med uppmaningen. Skriv, "Jag skickar det här för att vi måste fatta ett beslut om [x] senast [tid]."
  • Ge endast relevant information. Inte mer än fem meningar är tumregeln. Naturligtvis beror längden på ämnet.
• Gör din e-post skanningsbar.
  • Anta att läsarna skummar ditt meddelande. Punkter hjälper läsaren att vägleda och uppmuntra till korthet från din sida.
  • Använd underrubriker för att gruppera information.
  • Markera, fetstil och/eller understryka viktig text.
  • Använd mellanrum för att bryta upp textblock.
  • Om tillämpligt, tillhandahåll alternativ och nästa steg i numrerad form.

3. Kör effektiva möten

• Skapa och välj de bästa förutsättningarna för att främja fokus.
  • Eliminera alla möjliga distraktioner. Undvik att träffas på ett hektiskt kafé eller till och med ett hektiskt hörn på kontoret, till exempel om ljud distraherar dig.
  • Planera att träffas när du är lugn och alert. Träffas inte under den mest stressiga delen av dagen eller när du är trött och tappar fokus.
• Förbered en tidsinställd agenda att hålla mötet på rätt spår och gå vidare.
  • Inkludera relevant och användbar bakgrundsinformation i din agenda. Ta med styrkande handlingar vid behov. Kopiera deltagare på informationen om det är ett stort möte.
• Planera att göra anteckningar.
  • Spela in sessionen för enkel referens. Du kan skapa en transkription av ljudfilen, även om många verktyg idag tillåter generering av transkription i realtid när en inspelning pågår.

[Läs: Hur man kommer överens med arbetsgrupper]

• Led mötet med uppmaningen till handling och "varför".
  • Kom redo med en lista över potentiella lösningar för att uppnå uppmaningen till handling.
• Planera för frågor och invändningar.
  • Förvänta dig oro. Tänk proaktivt på lösningar. Överväg att hämta mer data, tillhandahålla uppdaterade projekt tidsfrister, ta itu med åtgärder som vidtagits för att undvika problem osv.
  • Var nyfiken om andras perspektiv och motiv. Lyssna på deras ord; använd inte sin talartid för att tänka på ett svar. Be talaren dela med sig av specifika exempel om du behöver dem.
  • Ge dig själv tid att svara på svåra frågor. Om du kämpar för att få ut dina tankar i stunden, säg, "Det är en bra poäng. Kan jag få lite tid att tänka på detta och återkomma till dig?” Att pausa är bra; det är mycket bättre än att slänga ut ett svar och det visar den andra personen att du bryr dig tillräckligt för att utveckla ett grundligt svar.
  • Parafras att visa den andra personen att du förstår vad de säger. Säga, "Vad jag förstår av det du sa är [x]. Är det rätt?"
• Planera hur du ska hantera negativa känslor.
  • Använd skript för att pausa åtgärden. Säga, "Jag behöver en stund. Kan vi ta en 5 minuters paus så att vi kan hämta oss?
  • Träna enkla andningsövningar. Att ta några djupa andetag är tillräckligt för att få lugnet.
  • Håll en lista över positiva affirmationer att berätta för dig själv i nuet. Säga, "Jag fokuserar på lösningar snarare än problem." och "Jag har kontroll över mina känslor. Jag väljer att svara med nåd."
• Registrera beslut och resultat. Återge nästa steg, ansvar, deadlines och annan viktig information som kom från ditt möte.

Kommunikation på arbetsplatsen med ADHD: Nästa steg

• Gratis nedladdning: 10 regler för ADHD-säker produktivitet på jobbet
• Läsa: Där fokus, trötthet och pirrande möts
• Blogg: "Delade jag för mycket genom att berätta för mina nya medarbetare att jag vanligtvis överdelar?"

Innehållet i den här artikeln härrörde delvis från ADDitude ADHD Experts webbseminarium med titeln "GTD @ Arbete med ADHD: Hur man sätter förväntningar, uppfyller deadlines och ökar produktiviteten” [Video Replay & Podcast #431] med Linda Walker, PCC, som sändes den 15 november 2022.

---

FIRAR 25 ÅR AV TILLFÄLLE
Sedan 1998 har ADDitude arbetat för att ge ADHD-utbildning och vägledning genom webbseminarier, nyhetsbrev, samhällsengagemang och dess banbrytande tidning. För att stödja ADDitudes uppdrag, överväg att prenumerera. Din läsekrets och ditt stöd hjälper till att göra vårt innehåll och vår uppsökande verksamhet möjlig. Tack.

• Facebook
• Twitter
• Instagram
• Pinterest