Navigera i ett hav av papper

”Jag måste ta itu med massor av papper från många olika källor - mina studenters papper, mina barns skolpapper, post som kanske eller inte är viktig och bara saker. Det får mig att vilja gråta bara för att tänka på hur dessa pappersstycken verkar kontrollera mitt liv. Vad kan jag göra? ”- VMT, Maryland

Du har ansvaret för papperet, det ansvarar inte för dig. Du har all kontroll och makten; pappret har inget annat än vad du ger det. När du verkligen har förstått det blir det lättare att hantera allt papper som kommer in i ditt liv.

Det första steget är att sortera igenom tidningarna och se exakt vad du har. Kategorisera dina papper och skapa en plats att placera varje papperstyp. Gå igenom din e-post varje dag och se till att hålla en stor papperskorgen eller papperskorgen till hands - var inte rädd att slå upp. En skräp är ett av de mest underutnyttjade organisatoriska verktygen som vi alla har tillgängliga.

Skriv till Mail Preference Service, c / o Direct Marketing Association, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, för att få ditt namn från skräppostlistor.

Se till att inkludera alla variationer i stavningen på ditt namn och skriv till dem minst en gång om året. Detta eliminerar inte din skräppost helt, men den kommer att minska den med cirka 40%.

Ring 1.888.5.OPT.OUT för att få ditt namn bort från listor med kreditkortsuppmaningar. Om du selektivt vill ta bort kataloger från din e-post, klipp helt enkelt av eller rippa av röd etiketten på katalog, rita en linje genom din adress, skriv "Ta bort mig från din e-postlista" och skicka den till företag. De tar gärna bort ditt namn från sin lista.

Att hålla reda på dina barns papper kan vara lika enkelt som att ge varje barn sin egen IN-korg eller bricka. Eftersom tidningarna kommer in varje dag från skolan, är barnet (beroende på ålder) ansvarigt för att dumpa papperet i sin korg. En kund av mig bifogade bilder av sina döttrar till sina korgar istället för att använda deras namn för att identifiera vilken korg som tillhörde vilket barn. Att ha separata korgar eller brickor förhindrar att barnens papper blandas med andra papper som kommer in i huset.

Mitt antagande är att du har papper från dina elever som kräver åtgärder från din sida - antingen för att läsa eller betygsätta eller granska. Skapa ett åtgärdsområde nära där du vidtar den åtgärden. Om du till exempel arbetar på dina studenters papper vid ett skrivbord, skapar du ett åtgärdsfack på eller nära skrivbordet, så när du sätter dig ner för att vidta åtgärder, är alla papper du behöver på en plats. Det är också viktigt att skapa ett Out-område för dina handlingsdokument så att du snabbt kan veta vilka artiklar som fortfarande kräver åtgärder och vilka inte.

Om du vanligtvis vidtar åtgärder på dina elevernas papper i köket, eller tittar på dem på kvällen på kvällen vardagsrummet medan du tittar på TV, skapa sedan det Action- och Out-området i köket eller boendet rum. En av mina kunder granskade hennes post i vardagsrummet på kvällarna så vi skapade en låda för henne. Lådan innehöll allt hon behövde för att bearbeta sin post, inklusive mappar, så när hon gick igenom sin post, släppte hon bara varje bit i rätt mapp. När hon var klar satte hon bokstavligen tillbaka locket på lådan och satte lådan på golvet bredvid stolen. Även om hon inte gick igenom lådan på några dagar, var allt där och väntade på henne när hon kom till det. Du kan enkelt skapa något liknande att hantera dina studenter bakgrunder - ha allt du behöver bearbeta papperna praktiskt, oavsett om det är pennor, markörer, radergummi, klistermärken, lim, tejp, häftklamrar, häftklammer remover, etc.

Om du skapar detta område vid skrivbordet, skulle dessa objekt gå in i en låda; om du skapar detta område i ditt vardagsrum kan du också använda en låda.

Det kommer alltid att finnas e-post som du inte kan kategorisera eller fatta beslut om direkt, så det är ok att ha ett område eller en mapp för de papper du måste komma tillbaka till. Nyckeln är att granska området eller mappen varje vecka och rensa ut det - fatta ett beslut om vilka objekt du kan.

När papper snabbt samlas är det viktigt att hålla sig uppe i inkommande papper. Schemalägg en tid att gå igenom din post och inkommande papper varje dag eller kväll så att det inte går ihop och bli en enorm hög - det är lättare att arbeta igenom en liten hög varje dag än en enorm hög med varandra Veckor. Det är mycket mindre överväldigande och tar mindre tid ut din dag.

Uppdaterad 16 oktober 2009