Guiden Get-More-Done-at-Work

Vi har alla projekt eller uppgifter på våra jobb som vi undviker att göra. Vanligtvis skjuter vi komma igång med projekt som har många stycken att organisera eftersom vi inte vet var vi ska börja. Döda uppgifter läggs lätt av; tråkiga grejer engagerar inte vår uppmärksamhet. Projekt som ligger utanför vår komfortzon är enkla att undvika.

Alexia, en evenemangskoordinator som gör medlemskapsrelationer för en professionell lobbyorganisation, kom till mig sliten av för många all-nighters. "Det var inte ett sådant problem i 20- och 30-talen," sa hon, "men jag kan bara inte fortsätta göra det nu när jag är i 40-talet."

Alexias uppgifter är varierande och tidskänslig, så när hon börjar starta något som är "skrämmande" eller tråkigt, måste hon rusa runt i sista minuten för att dra en händelse tillsammans. Här är några alternativ som vi utvecklade för att utjämna hennes uppgifter på kontoret:

> “En sak på skrivbordet i taget” blev Alexias första regel. Att starta för många uppgifter utan att avsluta någon av dem betonade henne. Och när hon kände sig stressad hade hon svårt att fatta beslut och undvek svåra eller obehagliga uppgifter. Pappersarbete placerades i en stigningsfil på hennes skrivbord, så att hon bara kunde ta en mapp åt gången och avskräcka henne från att hoppa från projekt till projekt. Vi strömlinjeformade hennes datorskärm också: Hon hade bara tre mappar på skrivbordet: "Event To-Dos", "Membership To-Dos" och "Tasks I Hate to Do."

> Vi började prioritera uppgifter på att göra-listorna och implementerade dagliga strategier som hjälpte henne att göra dem. Alexia valde tre saker att göra på morgonen och tre saker att göra på eftermiddagen. Vi beslutade att en av de tre uppgifterna varje morgon måste komma från mappen "Uppgifter jag hatar att göra". Hon tackade den första, följt av en uppgift som hon gillade att göra, för att ge henne incitament att avsluta den första snabbt.

[Gratis nedladdning: 18 ADHD-vänliga sätt att få saker gjort]

> Vi använde meditation för att få henne att utföra de uppgifter hon hatar. Strategin att göra en uppgift som hon hatade varje morgon fungerade inte för Alexia. Två minuter in i den besvärliga uppgiften bytte hon växlar och valde en annan uppgift från en av de andra två mapparna. Även om to-doser i kategorierna för medlemskap och evenemang blev snabbare, fortsatte listan med uppgifter hon hatade att växa. Vi beslutade att hon behövde en ytterligare strategi för att hjälpa henne att övervinna sitt motstånd. Vi försökte bakgrundsmusik, brusblockerande hörlurar, checka in med mig via telefon för ett snabbt pep-samtal och dela upp uppgiften i de minsta möjliga bitarna. Ingenting fungerade.

När jag frågade Alexia vad som hände när hon öppnade upp hat-att-göra-mappen, sa hon: "Jag spändes upp!" När jag föreslog att hon skulle meditera innan hon öppnade mappen skrikade hon: "Jag har inte tid att göra det på jobbet!" Jag sa till henne att detta var allas svar på det förslag. De som har testat meditation tycker dock att det är fördelaktigt.

Tillsammans sökte vi efter YouTube-videor och meditationsappar som Alexia tyckte lugnande. Det tog ett tag: Hon gillade inte några av värdernas röster eller tyckte att musiken var för nyåldrig. Meditationen hon bosatte sig på hade ett ljus på skärmen när en mild kvinnlig röst ledde henne att fokusera på hennes andning och slappna av hennes muskler. Länken till videon blev den fjärde saken som hon behöll på sitt skrivbord.

Nu mediterar Alexia innan hon börjar arbeta för att avvärja spänningar, och mediterar innan hon klarar av någon uppgift som stressar henne. Efter en vecka med att börja sin dag med meditation, Alexas utskjutit mindre och kunde bättre bestämma vilka uppgifter hon skulle ta itu med först.

[En Get-Things-Done-guide för överväldigade och överbelastade]

"I stället för att känna att jag måste slå vägen varje morgon, gör jag det lättare i min dag", säger Alexia. ”När den känslan av lugn börjar försvinna, pausar jag, stänger ögonen, föreställer mig ett ljus framför mig och tar några långsamma, djupa andetag innan jag fortsätter med det jag gör. Det är min mini-break. "

> Vi enades om ytterligare tre strategier för att motverka hennes undvikande beteenden. 1) Hon fick mjukvara som blockerade hennes åtkomst till Internet när hennes uppgifter inte krävde att vara online. 2) Hon inrättade en checka in i slutet av veckan med sin chef för att informera honom om de framsteg hon gjorde på nuvarande projekt. Denna ansvarsskyldighet fick henne att hålla sig på rätt spår och börja tillräckligt tidigt för att uppfylla tidsfristerna. 3) Den tredje var att fastställa vanan att kontrollera hennes arbetslista och kalender under hela dagen för att undvika att saker glider genom sprickorna. När tanken på att titta på hennes kalender eller listor började göra henne stressad, tog Alexia upp sin meditationsvideo, så att hon kunde lätta sig in i ett nytt projekt tidigt, istället för att skjuta upp det.

Det är lätt att starta en uppgift som känns överväldigande eller stressande, men att ta sig tid att meditera eller fokusera på vår andning ger oss motivation. Det är det bästa sättet jag vet för att ta del av de uppgifter som jag antingen inte gillar eller tycker är skrämmande att göra.

[Frustrationsfaktorn: Att ta itu med att göra-listor med lugn]

Uppdaterad 14 augusti 2018